Algemene Voorwaarden

Artikel 1 - Definities

In deze algemene voorwaarden worden de volgende termen gebruikt:

• Slimme Receptie: De dienstverlener, handelsnaam van ShowUpWorks (KvK: 98659030), gevestigd in Nederland
• Klant: De natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruik maakt van de diensten van Slimme Receptie
• Dienst: De AI Receptionist dienst voor automatische afspraakbevestigingen
• Overeenkomst: De overeenkomst tussen Slimme Receptie en de Klant
• Patiënt: De eindgebruiker van de praktijk van de Klant

Artikel 2 - Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen Slimme Receptie en de Klant.

2.2 Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

2.3 De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 3 - Aanbod en totstandkoming overeenkomst

3.1 Alle aanbiedingen van Slimme Receptie zijn vrijblijvend, tenzij anders aangegeven.

3.2 Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de Klant het aanbod accepteert en aan de gestelde voorwaarden voldoet.

3.3 Slimme Receptie behoudt zich het recht voor om zonder opgave van redenen een aanvraag te weigeren.

3.4 De overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij anders overeengekomen.

Artikel 4 - Dienstverlening

4.1 Slimme Receptie levert een AI Receptionist dienst die automatisch afspraakbevestigingen verstuurt via WhatsApp en e-mail.

4.2 De dienst omvat:

• Automatische afspraakbevestigingen 24 uur voor de afspraak
• Follow-up berichten bij geen reactie
• Dashboard met statistieken
• Integratie met Google Calendar of Outlook
• E-mail support

4.3 Slimme Receptie spant zich in om de dienst 24/7 beschikbaar te houden, maar kan geen 100% uptime garanderen.

4.4 Gepland onderhoud wordt minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd.

4.5 Slimme Receptie behoudt zich het recht voor om de dienst te wijzigen of uit te breiden. Wezenlijke wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd.

Artikel 5 - Verplichtingen van de Klant

5.1 De Klant is verplicht om:

• Correcte en volledige informatie te verstrekken
• Toegang te verlenen tot de benodigde systemen (agenda)
• Tijdig feedback te geven op configuratie en testberichten
• De inloggegevens vertrouwelijk te houden
• Slimme Receptie te informeren over wijzigingen in contactgegevens

5.2 De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid van de patiëntgegevens in de agenda.

5.3 De Klant garandeert dat hij toestemming heeft van patiënten om contactgegevens te delen met Slimme Receptie voor afspraakbevestigingen.

5.4 De Klant is verantwoordelijk voor het naleven van de AVG en andere toepasselijke wetgeving met betrekking tot patiëntgegevens.

Artikel 6 - Prijzen en betaling

6.1 Alle prijzen zijn in euro's en exclusief BTW, tenzij anders vermeld.

6.2 De dienst bestaat uit:

• Eenmalige setup fee: €297 (Early Bird) of €397 (Regulier)
• Maandelijkse fee: €147 (Early Bird, 3 maanden) of €197 (Regulier)

6.3 De setup fee is eenmalig en wordt gefactureerd bij aanvang van de dienst.

6.4 De maandelijkse fee wordt vooraf gefactureerd, op de eerste dag van elke maand.

6.5 Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders overeengekomen.

6.6 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is Slimme Receptie gerechtigd de dienstverlening op te schorten.

6.7 Bij niet-tijdige betaling is de Klant wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd.

6.8 Slimme Receptie behoudt zich het recht voor om prijzen jaarlijks aan te passen. Prijswijzigingen worden minimaal 60 dagen van tevoren aangekondigd.

Artikel 7 - Looptijd en opzegging

7.1 Early Bird pakket: Minimale looptijd van 3 maanden. Daarna maandelijks opzegbaar.

7.2 Regulier pakket: Maandelijks opzegbaar.

7.3 Opzegging dient schriftelijk (per e-mail) te gebeuren met een opzegtermijn van 1 maand.

7.4 Bij opzegging wordt de dienst aan het einde van de lopende maand beëindigd.

7.5 De setup fee wordt niet gerestitueerd bij opzegging.

7.6 Slimme Receptie kan de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen indien de Klant in gebreke blijft met betaling of zijn verplichtingen niet nakomt.

Artikel 8 - Garantie en aansprakelijkheid

8.1 Slimme Receptie garandeert dat de dienst met zorgvuldigheid en vakmanschap wordt geleverd.

8.2 Slimme Receptie streeft naar een reductie van 40% in no-shows, maar kan dit niet garanderen aangezien dit afhankelijk is van meerdere factoren.

8.3 ROI Garantie: Als de Klant binnen 30 dagen niet minimaal €500 bespaart, wordt de setup fee gerestitueerd. De Klant dient hiervoor aantoonbare cijfers te overleggen.

8.4 Slimme Receptie is niet aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade of gederfde winst
• Schade door onjuiste of onvolledige informatie van de Klant
• Schade door storingen bij derden (bijv. WhatsApp, e-mail providers)
• Schade door ongeautoriseerd gebruik van de dienst
• Verlies van gegevens

8.5 De totale aansprakelijkheid van Slimme Receptie is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval onder de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, dan wel maximaal het bedrag van de facturen over de laatste 3 maanden.

8.6 De Klant vrijwaart Slimme Receptie voor alle claims van derden die voortvloeien uit het gebruik van de dienst door de Klant.

Artikel 9 - Intellectueel eigendom

9.1 Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, software, documentatie en website berusten bij Slimme Receptie.

9.2 De Klant verkrijgt uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst.

9.3 Het is de Klant niet toegestaan om de dienst te kopiëren, reverse-engineeren of anderszins te reproduceren.

Artikel 10 - Geheimhouding en privacy

10.1 Beide partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie.

10.2 Slimme Receptie verwerkt persoonsgegevens conform de AVG. Zie onze Privacy Policy voor meer informatie.

10.3 Slimme Receptie treedt op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke voor patiëntgegevens.

10.4 Een separate verwerkersovereenkomst wordt op verzoek beschikbaar gesteld.

Artikel 11 - Overmacht

11.1 Slimme Receptie is niet gehouden tot nakoming van enige verplichting indien zij daartoe verhinderd wordt door overmacht.

11.2 Onder overmacht wordt verstaan: storingen in internet, telecommunicatie, stroomuitval, cyberaanvallen, overheidsmaatregelen, natuurrampen en storingen bij toeleveranciers.

11.3 Bij overmacht langer dan 60 dagen hebben beide partijen het recht de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding.

Artikel 12 - Wijziging voorwaarden

12.1 Slimme Receptie behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.

12.2 Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren aangekondigd per e-mail.

12.3 Indien de Klant niet akkoord gaat met de wijzigingen, kan hij de overeenkomst opzeggen per de ingangsdatum van de nieuwe voorwaarden.

Artikel 13 - Geschillen en toepasselijk recht

13.1 Op alle overeenkomsten tussen Slimme Receptie en de Klant is Nederlands recht van toepassing.

13.2 Alle geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Slimme Receptie is gevestigd.

13.3 Partijen zullen eerst proberen een geschil in onderling overleg op te lossen alvorens een beroep te doen op de rechter.

Artikel 14 - Slotbepalingen

14.1 Indien een bepaling van deze voorwaarden nietig is, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

14.2 In gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist Slimme Receptie naar redelijkheid en billijkheid.

Contact

Voor vragen over deze algemene voorwaarden kunt u contact opnemen met:

ShowUpWorks (handelsnaam: Slimme Receptie)
KvK-nummer: 98659030
Email: info@slimmereceptie.nl
Telefoon: +31 6 18445394