Privacy Policy

1. Inleiding

Slimme Receptie ("wij", "ons", "onze") respecteert uw privacy en zet zich in voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Deze Privacy Policy legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer u gebruik maakt van onze diensten.

Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving.

2. Wie zijn wij?

Handelsnaam: Slimme Receptie

Bedrijfsnaam: ShowUpWorks

KvK-nummer: 98659030

Email: info@slimmereceptie.nl

Telefoon: +31 6 18445394

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

3. Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen de volgende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Contactgegevens

• Naam praktijk
• Contactpersoon naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Adresgegevens

3.2 Patiëntgegevens (namens uw praktijk)

• Naam patiënt
• Telefoonnummer patiënt
• E-mailadres patiënt
• Afspraakgegevens (datum, tijd, type behandeling)

3.3 Technische gegevens

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaatinformatie
• Gebruiksstatistieken

3.4 Betalingsgegevens

• Facturatiegegevens
• Betalingsgeschiedenis
• BTW-nummer (indien van toepassing)

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

• Versturen van automatische afspraakbevestigingen via WhatsApp en e-mail
• Beheren van uw account en dienstverlening
• Klantenservice en technische ondersteuning
• Verwerken van betalingen

4.2 Wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen
• Voldoen aan fiscale wetgeving

4.3 Gerechtvaardigd belang

• Verbeteren van onze diensten
• Analyseren van gebruiksstatistieken
• Beveiligen van onze systemen
• Marketing (alleen met uw toestemming)

5. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van:

• Uitvoering van de overeenkomst: Voor het leveren van onze diensten
• Wettelijke verplichting: Voor administratieve en fiscale doeleinden
• Gerechtvaardigd belang: Voor verbetering en beveiliging van onze diensten
• Toestemming: Voor marketing en nieuwsbrieven (u kunt deze toestemming altijd intrekken)

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met:

6.1 Verwerkers

• Twilio: Voor het versturen van WhatsApp en SMS berichten
• Google: Voor e-mail en agenda-integratie
• Hosting providers: Voor het hosten van onze diensten
• Betalingsproviders: Voor het verwerken van betalingen

Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

6.2 Wettelijke verplichting

Wij kunnen uw gegevens delen indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van een toezichthouder of rechterlijke instantie.

7. Doorgifte buiten de EU

Sommige van onze verwerkers (zoals Twilio) kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals:

• EU-VS Data Privacy Framework
• Standaard Contractuele Clausules (SCC's)
• Adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie

8. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Klantgegevens: Zolang u klant bent + 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Patiëntgegevens: Maximaal 30 dagen na afspraak (tenzij wettelijk anders vereist)
• Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Marketinggegevens: Tot u zich afmeldt of na 2 jaar inactiviteit
• Technische logs: Maximaal 90 dagen

9. Beveiliging van uw gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen:

• Ongeautoriseerde toegang
• Verlies of vernietiging
• Onrechtmatige verwerking

Onze beveiligingsmaatregelen omvatten:

• SSL/TLS encryptie voor alle communicatie
• Versleutelde opslag van gevoelige gegevens
• Toegangscontrole en authenticatie
• Regelmatige security audits
• Back-ups en disaster recovery procedures

10. Uw rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken
• Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Recht op verwijdering: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens
• Recht op beperking: U kunt verzoeken om beperking van de verwerking
• Recht op dataportabiliteit: U kunt uw gegevens in een gestructureerd formaat opvragen
• Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking
• Recht om toestemming in te trekken: Indien verwerking op basis van toestemming

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Stuur een e-mail naar info@slimmereceptie.nl met uw verzoek. Wij reageren binnen 1 maand op uw verzoek.

11. Cookies

Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website. Wij gebruiken geen tracking cookies voor marketing doeleinden.

Welke cookies gebruiken wij:

• Functionele cookies: Voor het onthouden van uw voorkeuren
• Analytische cookies: Voor het analyseren van websitegebruik (geanonimiseerd)

12. Klachten

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@slimmereceptie.nl.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ Den Haag
Telefoon: 088 - 1805 250
Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl

13. Wijzigingen in deze Privacy Policy

Wij kunnen deze Privacy Policy van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website. Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte stellen via e-mail.

14. Contact

Heeft u vragen over deze Privacy Policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op:

ShowUpWorks (handelsnaam: Slimme Receptie)
KvK-nummer: 98659030
Email: info@slimmereceptie.nl
Telefoon: +31 6 18445394